Todos os dias, as empresas lidam com vários documentos em seu setor de Recursos Humanos (RH). Muitas pessoas já se perguntaram por quanto tempo deveriam guardar algum documento. Afinal, vai ter alguma ocasião em que talvez seja necessário comprovar alguma informação, não é mesmo?
Em uma empresa, isso funciona do mesmo modo, com a diferença de que esses documentos podem impactar todos que fazem parte de uma organização.
Veja, a seguir, três motivos em que é preciso armazenar documentos.
Evitar problemas trabalhistas
Todos os colaboradores têm o direito de ajuizar uma ação trabalhista ao sair de uma relação laboral e podem requerer isso em relação aos seus últimos cinco anos na empresa.
Ocorre que, quando ocorre uma acusação em um processo trabalhista, a empresa precisa ter comprovações sobre tudo que se passou no decorrer desse lapso temporal. Na falta desses documentos, isso pode acarretar uma derrota em uma eventual disputa judicial.
Evitar problemas fiscais
Assim como o item anterior, a empresa pode ser alvo de uma fiscalização. Nesse caso, o fiscal do trabalho solicitará documentações e, caso não estiverem em mãos da empresa, pode enfrentar problemas fiscais, gerando um possível pagamento de multas pelo não armazenamento ou perda desses arquivos.
Maior segurança
O arquivamento correto permite que a empresa tenha maior segurança fiscal, trabalhista e financeira, visto que ela não terá problemas relacionados à gestão ineficiente de documentos. Também otimiza funcionalidades, como a gestão de tempo no RH da empresa, uma vez que não será preciso procurar alguns deles em um mundo de arquivos.
Quais os prazos para armazenar documentos?
Os principais documentos de uma empresa que devem ter a guarda corretamente, são os relativos ao setor de RH, tributários, trabalhistas, contábeis e guias de recolhimento.
Veja, a seguir, alguns prazos relativos a documentos armazenados:
• Documentos tributários: 5 anos;
• Documentos trabalhistas e previdenciários: de 5 anos até data indeterminada, como o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro do empregado;
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): 20 anos;
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): toda documentação: 20 anos;
• FGTS: 30 anos;
• GFIP: 30 anos;
• Guia de Recolhimento do FGTS: 30 anos;
• Contrato de Trabalho: Indeterminado.
